Technicienne ou technicien en administration au Bureau du Québec à Ottawa

1^er septembre 2022

Le Bureau du Québec à Ottawa (BQO) recherche une technicienne ou un technicien en administration qui contribuera directement au succès du Bureau et soutiendra l'organisation dans ses activités. La personne titulaire de ce poste est un maillon important de la représentation du gouvernement du Québec et des intérêts de la société québécoise sur la colline parlementaire à Ottawa.

Si vous êtes à l'aise avec la gestion comptable et budgétaire, que vous êtes autonome et que vous vous adaptez rapidement aux changements et organisez efficacement vos mandats en fonction de vos priorités, vous pourriez être la personne que nous recherchons!

Mandat du Bureau

Le BQO a un vaste mandat de liaison, entre autres, avec le gouvernement fédéral, les institutions fédérales, incluant le Parlement, la francophonie canadienne, les associations et les instituts de politique publique ainsi que le milieu universitaire.

Il est aussi mandaté pour renseigner le gouvernement québécois sur les politiques du gouvernement fédéral et, inversement, d'informer les acteurs de la colline du Parlement, à Ottawa, sur les priorités et les choix de politiques publiques du gouvernement du Québec. Il est aussi chargé de la liaison avec la tribune de la presse à Ottawa, de façon à bien informer les médias des politiques et des décisions du gouvernement du Québec.

Il a également un important mandat économique et commercial, soit celui de faire connaitre les possibilités de contrats et les programmes fédéraux aux entreprises québécoises, ainsi que de promouvoir les atouts et les forces du Québec en tant qu'une des meilleures destinations au monde pour investir.

Il a aussi le mandat de tisser des liens avec les services économiques des ambassades étrangères à Ottawa.

Responsabilités

Sous l'autorité du chef de poste, la personne titulaire de l'emploi fournit des conseils et de l'assistance technique au chef de poste en matière de gestion des ressources financières, humaines et matérielles du BQO et en assure l'administration quotidienne. Elle voit à l'application des directives et réglementations en vigueur dans ces domaines. Elle assure également les services de secrétariat du chef de poste et voit à la bonne marche des opérations courantes. Elle est responsable de l'accueil des visiteurs et assiste les autres membres de l'équipe du Bureau dans l'organisation des activités.

Pour ce faire, elle doit notamment:

• prendre en charge la gestion comptable et budgétaire du Bureau et de ses activités (contrats, factures, paiements, suivis et prévisions budgétaires, préparation de documents comptables, etc.);
• veiller au respect des politiques et règlements en matière de gestion financière et de conditions d'emploi des personnes recrutées localement, en collaboration étroite avec les responsables de l'administration au Secrétariat du Québec aux relations canadiennes (SQRC);
• assurer les services de secrétariat et d'accueil-réception (traitement du courrier, organisation des déplacements, rédaction de lettres et comptes rendus, etc.);
• coordonner la logistique des réunions, activités et événements du Bureau, et en tient un calendrier;
• assurer la disponibilité et la fonctionnalité de l'équipement du Bureau;
• tenir à jour les dossiers majeurs au sein du Bureau en s'assurant que ceux-ci sont complets pour faciliter le travail de l'équipe;
• porter à l'attention du chef de poste toute situation problématique de nature administrative et faire les recommandations appropriées.

La personne choisie devra faire preuve d'une grande autonomie et travaillera néanmoins en collaboration étroite avec le SQRC et la Direction des ressources financières du ministère du Conseil exécutif.

Profil recherché

En raison du degré élevé d'autonomie requis, la personne recherchée pour ce poste possède la formation, l'expérience et les aptitudes et connaissances suivantes :

Exigences de l’emploi

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives ou de bureautique, notamment dans le système d'éducation de l'Ontario ou d'une autre province, ou dans une autre discipline jugée pertinente aux attributions de l'emploi;
  • Est également admis le candidat ou la candidate qui détient un certificat d'études secondaires équivalent à une onzième année ou à un secondaire V ou une formation scolaire équivalente et qui a six années d'expérience pertinente aux attributions de technicien(ne) dans le ou les secteur(s) d'activités concerné(s). La personne qui a quatre ou deux années d'expérience pertinente peut également être admise si elle a réussi, selon le cas, une ou deux années de scolarité postsecondaire dans la discipline pertinente appropriée.
• Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou d’un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec.

Aptitudes

• Faire preuve de jugement, tact et diplomatie dans des situations complexes;
• S'adapter rapidement aux changements et savoir organiser efficacement ses mandats en fonction des priorités;
• Démontrer une grande rigueur et un sens du détail; respecter les règles et directives administratives;
• Avoir l'esprit d'équipe et de collaboration;
• Faire preuve d'autonomie et d'initiative;
• Détenir un esprit d'analyse et de synthèse;
• Détenir de grandes habiletés relationnelles et de communication et avoir le sens du service à la clientèle;
• Faire preuve d'un haut niveau de discrétion, agir avec intégrité et respecter la confidentialité;
• Faire preuve d'ingéniosité dans ses mandats de soutien à l'organisation des activités.

Connaissances

• Excellente connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites;
• Connaissance des techniques comptables et des procédures budgétaires;
• Connaissance d'Internet et des logiciels Microsoft Office, dont Outlook, Word et Excel;
• Connaissance de techniques et logiciels de gestion de projets (un atout).

Conditions de travail

Le poste est à temps plein à 35 heures par semaine. Des heures supplémentaires peuvent être requises à l'occasion.

Le salaire annuel se situe entre 42 127 $ et 59 745 $, selon l’expérience et dans le respect des modalités du régime d’emploi des personnes recrutées à l’extérieur du Québec pour exercer des fonctions au sein d’une représentation. Ce régime inclut quatre semaines de vacances et treize journées fériées annuellement.

Comment poser votre candidature? 

Veuillez transmettre par courriel votre curriculum vitae ainsi que votre lettre de présentation au plus tard le 30 novembre 2022 à :

Mario Lavoie
Chef de poste – Bureau du Québec à Ottawa
mario.lavoie@mce.gouv.qc.ca