Raison d’être du programme
La Politique du Québec en matière de francophonie canadienne reconnaît le fait que les communautés francophones et acadiennes, mais aussi les immigrants francophones et les francophiles, sont des acteurs importants pour la défense et la promotion du fait français. Le Québec, bien qu’il constitue un État doté d’institutions politiques, reconnaît, par cette politique, qu’il fait partie intégrante de la francophonie canadienne. Deux principes en constituent les piliers :
- les francophones doivent renforcer leurs liens afin d’accroître leur présence et leur influence partout au pays;
- le Québec doit être un leader rassembleur auprès des communautés francophones et acadiennes, dans le respect de leur diversité.
Les programmes de soutien financier en matière de francophonie canadienne, axés sur la concertation et les échanges, visent la création de partenariats et la mise sur pied de réseaux entre les francophones du Québec et ceux des autres provinces et territoires au Canada, et ce, dans les domaines prioritaires de collaboration que sont la culture et les communications, l’éducation, le développement économique, la santé, la petite enfance, la jeunesse, l’immigration, la justice, le développement durable et les technologies de l’information.
Objectifs du programme
Le Programme d'appui à la francophonie canadienne (PAFC) est administré par le Secrétariat du Québec aux relations canadiennes (SQRC), en collaboration avec les Bureaux du Québec au Canada. Il vise à :
- renforcer les liens entre le Québec et les communautés francophones et acadiennes du Canada ;
- soutenir en priorité des projets porteurs et structurants qui donneront aux communautés francophones des moyens tangibles et durables de consolider le statut du français au Canada;
- encourager une action concertée entre Québécois et francophones de l'extérieur du Québec, en vue d'accentuer la promotion et l'affirmation du fait français de même que d'accroître la visibilité et le rayonnement de la francophonie canadienne dans tout le pays.
Dispositions générales
Le programme cible deux types de projets :
- les projets provinciaux et territoriaux visant à soutenir des projets afin de répondre aux besoins des communautés francophones et acadiennes d’une province ou d’un territoire donné;
- les projets pancanadiens et multirégionaux visant à soutenir des projets associant différents acteurs de la francophonie canadienne afin de réaliser des projets communs touchant à des enjeux globaux et bénéficiant à l’ensemble de la francophonie canadienne.
On entend par :
- projet pancanadien, un projet qui associe au moins un organisme du Québec et un organisme des communautés francophones et acadiennes, touchant des enjeux globaux et bénéficiant à l’ensemble de la francophonie canadienne;
- projet multirégional, un projet qui associe au moins un organisme du Québec et un organisme d’au moins deux provinces ou territoires.
Clientèle admissible
Le programme s'adresse aux organismes (associations, entreprises, établissements ou institutions) qui s'engagent à réaliser des activités permettant l'atteinte des objectifs du programme.
Admissibilité
Pour être admissible, un projet doit remplir les conditions suivantes :
- s'inscrire dans les objectifs de la Politique du Québec en matière de francophonie canadienne et du programme;
- comprendre la participation d'au moins un organisme du Québec et d'au moins un organisme des communautés francophones;
- mentionner le nom de l'organisme demandeur (association, entreprise, établissement ou institution) du Québec ou des communautés francophones qui sera bénéficiaire de la subvention ainsi que celui de l'organisme codemandeur du Québec ou des communautés francophones;
- s'inscrire dans l'une des catégories suivantes :
- partenariat : association étroite d'organismes visant à la réalisation d'un projet conjoint et fondée sur le partage de ressources et de responsabilités en vue de l'atteinte d'objectifs communs;
- jumelage, collaboration et échange d'expertise : projet ayant pour objet la réalisation d'activités par au moins deux organismes;
- mission exploratoire : démarche ayant pour objectif la recherche d'un partenaire, s'il y a lieu, et la formulation, à court terme, d'un projet qui permettra d'établir ou de consolider, par ses retombées, les relations entre le Québec et les communautés francophones;
- comporter l'autorisation électronique d'un dirigeant de l'organisme demandeur et de l'organisme codemandeur;
- l’organisme demandeur doit avoir transmis un rapport final, dûment conforme, pour tout projet antérieur, et ce, à la date de tombée, comportant l'autorisation électronique d'un dirigeant de l'organisme demandeur et de l'organisme codemandeur;
- faire l'objet d'une demande de subvention en ligne dans le site Internet du SQRC et respecter les modalités d'inscription.
Lorsqu'il s'agit d'une mission exploratoire, l'identification d'un partenaire n'est pas obligatoire.
Domaines d'intervention
Des projets dans tous les secteurs d'intérêt de la société sont recevables, mais les secteurs clés que sont la culture et les communications, le développement économique, l'éducation, la santé, le développement durable, l'immigration, la jeunesse, la justice, la petite enfance et les technologies de l'information font l'objet d'interventions prioritaires.
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Modalités d'inscription
Avant de présenter une demande de subvention, les organismes doivent obligatoirement être inscrits dans la Banque des partenaires du SQRC, afin d'obtenir un code d'utilisateur et un mot de passe qui leur permettront d'accéder au formulaire de demande de subvention en ligne.
Un projet doit être présenté, au plus tard à la date de tombée, sur le formulaire électronique de l'année en cours déposé dans le site Internet du SQRC et doit comporter obligatoirement les éléments suivants :
- les coordonnées complètes des deux organismes demandeurs et, le cas échéant, celles du ou des organismes partenaires du projet, y compris les adresses postale et électronique;
- la description sommaire du projet et des activités envisagées par chacun des organismes partie au projet;
- les résultats attendus, notamment en fonction des objectifs du programme;
- le calendrier de réalisation du projet;
- le budget global du projet comportant les dépenses et les revenus prévus pour l'année en cours, ainsi que la confirmation des subventions d'autres sources, s'il y a lieu, et une description de l'utilisation prévue de la subvention demandée;
- la description des éléments de visibilité prévus pour le SQRC et un engagement à respecter le plan de visibilité du PAFC;
- l'autorisation électronique d'un dirigeant de chacun des deux organismes demandeurs, assortie d'un engagement attestant l'exactitude des renseignements fournis, l'organisme acceptant, d'autre part, que le gouvernement du Québec ou son mandataire effectue les vérifications comptables et administratives propres à l'utilisation de la subvention.
Les projets qui ne satisferont pas à chacune des exigences énumérées ci-dessus seront réexpédiés aux organismes qui devront s'assurer, s'ils désirent maintenir leur demande, de remplir toutes les conditions dans un délai raisonnable, préalable à l'évaluation des demandes.
Durée des projets
Projets provinciaux et territoriaux
Les projets sont évalués et subventionnés sur une base annuelle.
Projets pancanadiens et multirégionaux
Les projets sont de type annuel ou pluriannuel. Un projet annuel se déroule à l’intérieur d’un délai maximal d’un an. Un projet pluriannuel se déroule sur plus d’une année, mais sur une période maximale de trois ans.
Dates de tombée
Les projets doivent faire l’objet d’une demande de subvention en ligne dans le site Internet du SQRC, au plus tard à la date ou aux dates de tombée déterminée(s) par le ministre responsable.
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Dépenses
Dépenses admissibles liées au projet
- Les frais raisonnables de séjour, de déplacement et de transport au Canada nécessités par la réalisation du projet.
- Les frais raisonnables de communication et de promotion.
- La location ou l'achat de fournitures diverses et de matériel de bureau.
- Les honoraires (lorsqu'ils sont justifiés par la nature du projet).
- Les cachets d’artistes.
- Les frais d’inscription (colloque, congrès, etc.).
Dépenses non admissibles
- Le salaire des employés du ou des organismes.
- Les dépenses courantes de fonctionnement du ou des organismes.
- Les dépenses d'immobilisation ou d'achat de biens meubles.
- Les frais de séjour et de déplacement à l'extérieur du Canada.
Établissement du montant de la subvention
Un projet peut être subventionné par le SQRC jusqu'à concurrence de 50 % des dépenses admissibles.
Processus d'évaluation des projets
L'évaluation des projets est confiée à un comité formé de personnes provenant notamment du SQRC et des Bureaux du Québec au Canada. À partir des grilles d'évaluation qui suivent, le comité évalue les projets en fonction des objectifs de la Politique, des priorités d’action établies et du cadre normatif du programme et il recommande le montant de la subvention. Au besoin, certains projets peuvent être soumis aux ministères sectoriels québécois concernés, afin d'obtenir leur avis. La recommandation du comité est soumise à l'approbation du ministre responsable.
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Grilles d'évaluation
Le projet est évalué à l'aide de grilles d’évaluation comportant les éléments suivants :
Projets provinciaux et territoriaux
Pertinence : 30/100
- Conformité du projet avec les priorités d’action identifiées
- Adéquation entre les objectifs du projet et ceux du programme
Aspect structurant et originalité : 40/100
- Projet s’appuyant sur un partenariat
- Renforcement des liens et aspect structurant du projet
- Retombées positives du projet au Québec et pour les communautés francophones et acadiennes
- Caractère novateur
Aspects technique et financier : 30/100
- Capacité des organismes à réaliser le projet
- Réalisme budgétaire
- Réalisme du déroulement de l’activité
- Diversité du financement obtenu
Projets pancanadiens et multirégionaux
Pertinence : 25/100
- Conformité du projet avec les priorités d’action identifiées
- Adéquation entre les objectifs du projet et ceux du programme
Aspect structurant et originalité : 45/100
- Projet s’appuyant sur un partenariat
- Renforcement des liens et aspect structurant du projet
- Retombées positives du projet au Québec et pour les communautés francophones et acadiennes
- Caractère novateur
Aspects technique et financier : 30/100
- Capacité des organismes à réaliser le projet
- Réalisme budgétaire
- Réalisme du déroulement de l’activité
- Diversité du financement obtenu
Modalités du versement de l'aide financière
Le ministre responsable, ou son représentant, informe par écrit l'organisme demandeur du montant de la subvention accordée.
Projets annuels
Une contribution financière égale ou inférieure à 5 000 $ est accordée à l’organisme demandeur en un seul versement.
Lorsque la contribution est supérieure à 5 000 $, elle est allouée en deux versements dont le premier est équivalent à 80 % de la subvention. Le solde de la subvention est versé sur réception du rapport final à la fin du projet, jugé conforme.
Projets pancanadiens et multirégionaux pluriannuels
Un premier versement, correspondant à 80 % du soutien financier accordé pour chaque année, est versé, selon le cas, dans les 60 jours suivant la signature du protocole d’entente par les parties ou suivant l’envoi par le SQRC de l’avis de conformité relatif au rapport d’étape du projet produit annuellement par l’organisme demandeur à la date déterminée dans le protocole d’entente.
Le deuxième versement pour l’année visée se fait selon les modalités prévues dans le protocole d’entente.
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Suivi et contrôle
Protocole d’entente
Les organismes qui reçoivent une subvention pour un projet pancanadien ou multirégional pluriannuel s’engagent à signer un protocole d’entente avec le SQRC, lequel comportera des dispositions concernant notamment les modalités entourant la visibilité, la remise des rapports et le versement de la subvention pluriannuelle.
Visibilité
Les organismes qui reçoivent une subvention s'engagent à mentionner, dans toute communication publique entourant le projet, l'aide obtenue du gouvernement du Québec en vertu du programme, conformément au plan de visibilité du SQRC. Le défaut de se conformer à ces règles peut compromettre le versement de la subvention ou encore l'attribution d'une subvention future.
Modifications au projet
L'aide accordée par le SQRC ne peut servir qu'aux fins précisées dans la demande de subvention. Une fois l'aide financière acceptée, aucun changement important ne peut être apporté au projet sans l'approbation préalable du SQRC, qui déterminera, dans chaque cas, ce qui constitue un changement important. La partie de la subvention qui n'aura pas été utilisée aux fins spécialement autorisées par le SQRC devra être remboursée.
Production de rapports
Pour un projet annuel, un rapport final doit être produit au plus tard trois mois après sa réalisation. Il doit comprendre les éléments suivants :
- le bilan des activités réalisées;
- la description des résultats obtenus en regard des objectifs de la Politique et du programme et des résultats attendus dans la demande de subvention;
- la description de la visibilité accordée au gouvernement du Québec;
- la signature d’un dirigeant de chacun des deux organismes demandeurs.
Pour un projet pancanadien ou multirégional pluriannuel, un rapport d'étape doit être produit annuellement aux dates déterminées dans le protocole d’entente. Il doit comprendre les éléments suivants :
- le bilan des activités réalisées;
- l’état d’avancement du projet;
- les activités prévues pour la prochaine année financière;
- la description des résultats obtenus en regard des résultats attendus dans la demande de subvention;
- la description de la visibilité accordée au gouvernement du Québec;
- la signature d’un dirigeant de chacun des deux organismes demandeurs.
Un rapport final doit être produit au plus tard trois mois après sa réalisation.
Le SQRC rend disponibles dans son site Internet les formulaires de rapports exigés.
États financiers et pièces justificatives
Un état des revenus et dépenses du projet doit accompagner le rapport final et le rapport d’étape. Pour les projets supérieurs à 20 000 $, il doit être approuvé par un dirigeant de l'organisme bénéficiaire de la subvention.
Le SQRC se réserve le droit de réclamer en tout temps des pièces justificatives, ce qui peut inclure les états financiers vérifiés d'un organisme qu'il subventionne, ceux de ses organismes partenaires ainsi que des organismes qui y sont apparentés. Il peut également procéder à la vérification des renseignements fournis par le ou les organismes associés au projet.
Remboursement
L'organisme demandeur, bénéficiaire de la subvention, sera tenu de rembourser :
- la subvention totale, si le projet est annulé ou s'il a été modifié de façon importante sans l'approbation préalable du SQRC;
- le solde inutilisé de la subvention;
- la partie ou la totalité de la subvention qui n'aura pas été utilisée aux fins spécialement autorisées;
- la partie ou la totalité de la subvention, si le projet n'a pas respecté les conditions de la subvention ou si les dépenses sont inférieures aux prévisions initiales.
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Coordonnées
Pour plus d'information, nous vous invitons à consulter l'un des conseillers des Bureaux du Québec au Canada ou de la Direction de la francophonie et des Bureaux du Québec au Canada.
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